Deskripsi pekerjaan
Maquira adalah perusahaan direct selling yang sedang berkembang pesat. Perusahaan ini mengundang profesional berpengalaman untuk mengisi posisi strategis sebagai Executive & Personal Assistant to CEO & Founder. Posisi ini menuntut pribadi yang proaktif, berintegritas tinggi, serta memiliki ketajaman pertimbangan eksekutif (executive judgment) untuk mendampingi dan mendukung efektivitas kepemimpinan puncak perusahaan secara komprehensif. Peran ini bertanggung jawab membantu CEO dalam mengelola agenda, informasi, komunikasi, serta berbagai kebutuhan bisnis dan kegiatan sehari-hari. Anda akan mempersiapkan kebutuhan meeting, mencatat poin penting, keputusan, serta action items, dan memastikan tindak lanjutnya berjalan. Selain itu, Anda akan melakukan koordinasi dengan tim internal, business partner, maupun pihak eksternal, serta mendukung kebutuhan personal CEO termasuk pengaturan agenda pribadi, keluarga, dan lifestyle dengan tingkat kerahasiaan tinggi.
Tanggung jawab: Membantu CEO dalam mengelola agenda, informasi, komunikasi, serta berbagai kebutuhan yang berkaitan dengan aktivitas bisnis dan kegiatan sehari-hari; Memastikan hal-hal penting dapat tersampaikan dengan tepat dan ditindaklanjuti sesuai kebutuhan; Mempersiapkan kebutuhan meeting, termasuk agenda, dokumen, informasi pendukung, dan hal-hal yang perlu menjadi perhatian CEO; Membantu mencatat poin penting, keputusan, serta action items dan memastikan tindak lanjutnya berjalan; Melakukan koordinasi dengan tim internal, business partner, maupun pihak eksternal atas arahan atau kebutuhan CEO; Memilah hal yang perlu diteruskan kepada CEO dan hal yang dapat ditangani secara mandiri; Mendukung kebutuhan personal CEO, termasuk pengaturan agenda pribadi, kebutuhan keluarga, lifestyle, maupun berbagai keperluan lain yang membutuhkan koordinasi dan tingkat kerahasiaan tinggi; Mengatur kebutuhan perjalanan dinas maupun perjalanan lainnya, mulai dari itinerary, transportasi, akomodasi, dokumen perjalanan, hingga koordinasi agenda selama perjalanan; Menangani perubahan atau kendala yang muncul secara cepat dan tepat; Mengidentifikasi kebutuhan atau potensi masalah, memberikan alternatif solusi, serta mengambil tindakan yang diperlukan dalam batas kewenangan yang diberikan.
Kualifikasi: Pendidikan minimal D3/S1 dari jurusan Sekretaris, Komunikasi, Manajemen Bisnis, Perhotelan (Hospitality), atau bidang lain yang relevan; Memiliki pengalaman minimal 3–5 tahun sebagai Executive Assistant, Personal Assistant, Executive Secretary, atau posisi sejenis; Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan profesional; Mampu berbahasa Inggris secara lisan maupun tulisan; Terorganisir, teliti, dan memiliki kemampuan mengatur prioritas dengan baik; Mampu bekerja secara mandiri dan memiliki inisiatif tinggi; Mampu menjaga kerahasiaan informasi dan batasan profesional; Memiliki kemampuan problem-solving dan follow-up yang kuat; Terbiasa menggunakan Microsoft Office / Google Workspace; Bersedia melakukan perjalanan dinas (international maupun domestik) apabila diperlukan; Bersedia bekerja secara fleksibel mengikuti kebutuhan dan agenda CEO.
Tanggung jawab
- Membantu CEO dalam mengelola agenda, informasi, komunikasi, serta berbagai kebutuhan yang berkaitan dengan aktivitas bisnis dan kegiatan sehari-hari
- Memastikan hal-hal penting dapat tersampaikan dengan tepat dan ditindaklanjuti sesuai kebutuhan
- Mempersiapkan kebutuhan meeting, termasuk agenda, dokumen, informasi pendukung, dan hal-hal yang perlu menjadi perhatian CEO
- Membantu mencatat poin penting, keputusan, serta action items dan memastikan tindak lanjutnya berjalan
- Melakukan koordinasi dengan tim internal, business partner, maupun pihak eksternal atas arahan atau kebutuhan CEO
- Memilah hal yang perlu diteruskan kepada CEO dan hal yang dapat ditangani secara mandiri
- Mendukung kebutuhan personal CEO, termasuk pengaturan agenda pribadi, kebutuhan keluarga, lifestyle, maupun berbagai keperluan lain yang membutuhkan koordinasi dan tingkat kerahasiaan tinggi
- Mengatur kebutuhan perjalanan dinas maupun perjalanan lainnya, mulai dari itinerary, transportasi, akomodasi, dokumen perjalanan, hingga koordinasi agenda selama perjalanan
- Menangani perubahan atau kendala yang muncul secara cepat dan tepat
- Mengidentifikasi kebutuhan atau potensi masalah, memberikan alternatif solusi, serta mengambil tindakan yang diperlukan dalam batas kewenangan yang diberikan
Kualifikasi
- Pendidikan minimal D3/S1 dari jurusan Sekretaris, Komunikasi, Manajemen Bisnis, Perhotelan (Hospitality), atau bidang lain yang relevan
- Memiliki pengalaman minimal 3–5 tahun sebagai Executive Assistant, Personal Assistant, Executive Secretary, atau posisi sejenis
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan profesional
- Mampu berbahasa Inggris secara lisan maupun tulisan
- Terorganisir, teliti, dan memiliki kemampuan mengatur prioritas dengan baik
- Mampu bekerja secara mandiri dan memiliki inisiatif tinggi
- Mampu menjaga kerahasiaan informasi dan batasan profesional
- Memiliki kemampuan problem-solving dan follow-up yang kuat
- Terbiasa menggunakan Microsoft Office / Google Workspace
- Bersedia melakukan perjalanan dinas (international maupun domestik) apabila diperlukan
- Bersedia bekerja secara fleksibel mengikuti kebutuhan dan agenda CEO
Informasi lowongan
- Tipe pekerjaan
- Full-time
- Pendidikan
- D3
- Gaji
- Negosiasi
- Batas lamaran
- 07 November 2026